Es gibt Menschen, die morgens ihren Schreibtisch aufräumen, ihre To do Liste priorisieren, drei Meetings besuchen, 42 E Mails beantworten und am Abend zufrieden feststellen:
Heute war ich unglaublich beschäftigt.
Ob dabei etwas Wichtiges passiert ist, ist eine andere Frage.
Arbeit und Produktivität sind nämlich nicht automatisch dasselbe.
Man kann acht Stunden beschäftigt sein und trotzdem erstaunlich wenig erledigen. Man kann aber auch zwei Stunden konzentriert arbeiten, das Wesentliche schaffen und danach Feierabend machen.
Genau an dieser Stelle beginnt das Faule Genie.
Nicht beim Nichtstun.
Sondern bei der Frage:
Warum soll ich zehn Dinge tun, wenn zwei davon fast das gesamte Ergebnis bringen?
Faul sein oder einfach nur keine Lust auf unnötige Arbeit haben?
Faulheit hat ein Imageproblem.
Wer möglichst viel arbeitet, gilt als fleißig.
Wer versucht, Arbeit zu vermeiden, ist verdächtig.
Dabei sollte man vielleicht unterscheiden.
Es gibt Aufgaben, die erledigt werden müssen.
Und es gibt eine beeindruckende Menge an Tätigkeiten, die hauptsächlich deshalb existieren, weil irgendwann jemand beschlossen hat, dass man sie eben so macht.
Meetings ohne Ergebnis.
E Mails, die fünf weitere E Mails erzeugen.
Tabellen, die niemand liest.
Präsentationen über Projekte, die längst jeder kennt.
Und natürlich das beliebte:
„Können wir dazu noch einmal kurz telefonieren?“
Nein.
Vielleicht könnten wir tatsächlich einfach die drei Sätze lesen, die bereits in der Mail stehen.
Das Faule Genie verweigert nicht grundsätzlich Arbeit.
Es interessiert sich nur auffällig stark dafür, welche Arbeit überhaupt notwendig ist.
Das 80/20 Prinzip: Ein Paradies für Faule mit Anspruch
Das sogenannte Pareto Prinzip beschreibt vereinfacht die Beobachtung, dass häufig ein relativ kleiner Teil des Einsatzes einen großen Teil des Ergebnisses erzeugt.
Es ist keine mathematische Naturregel, nach der immer exakt 80 Prozent eines Ergebnisses durch exakt 20 Prozent der Arbeit entstehen.
Aber als Denkmodell ist es ausgesprochen praktisch.
Welche Aufgaben bringen wirklich etwas?
Welche Kunden sind besonders wichtig?
Welche Tätigkeiten sorgen tatsächlich dafür, dass ein Projekt vorankommt?
Und welche Dinge erledigen wir hauptsächlich, weil sie auf einer Liste stehen?
Im Arbeitsalltag kann diese Frage unangenehm werden.
Denn plötzlich stellt man vielleicht fest, dass eine Aufgabe, an der man jeden Montag zwei Stunden sitzt, ungefähr die wirtschaftliche Bedeutung eines dekorativen Büroklammerhalters besitzt.
Das Faule Genie würde deshalb fragen:
Was passiert eigentlich, wenn ich das nicht mache?
Wenn die Antwort lautet:
„Vermutlich nichts.“
Dann haben wir möglicherweise einen Kandidaten gefunden.
Arbeiten ohne wirklich zu arbeiten
Natürlich klingt das zunächst hervorragend.
Man geht zur Arbeit und arbeitet nicht.
Leider ist das nicht ganz gemeint.
Es geht vielmehr darum, weniger Energie mit Beschäftigungstheater zu verschwenden.
Denn Arbeit kann merkwürdige Formen annehmen.
Man beantwortet Nachrichten sofort, weil das produktiv aussieht.
Man springt zwischen fünf Aufgaben hin und her.
Man nimmt jedes Meeting an.
Man schreibt To do Listen über andere To do Listen.
Und irgendwann ist der Tag vorbei.
Was wirklich wichtig war?
Kommt morgen dran.
Vielleicht ist produktives Arbeiten deshalb manchmal erstaunlich unspektakulär.
Eine wichtige Aufgabe auswählen.
Benachrichtigungen aus.
Arbeiten.
Fertig.
Das sieht möglicherweise weniger beeindruckend aus als ein Kalender, in dem kein weißer Fleck mehr vorhanden ist.
Aber es könnte deutlich mehr bringen.
Beschäftigt sein ist kein Statussymbol
„Ich habe so viel zu tun.“
Dieser Satz wird manchmal fast wie eine Auszeichnung getragen.
Wer gestresst ist, muss wichtig sein.
Wer Zeit hat, macht möglicherweise etwas falsch.
Dabei ist Zeit zu haben eigentlich ein ziemlich attraktiver Zustand.
Wenn ein Mensch seine Arbeit in sechs Stunden erledigt und ein anderer für dasselbe acht Stunden braucht, ist der Zweite nicht automatisch fleißiger.
Vielleicht braucht er einfach länger.
Oder besucht mehr Meetings.
Oder beantwortet währenddessen 73 Nachrichten.
Effizienz bedeutet nicht, jede freie Minute mit noch mehr Arbeit zu füllen.
Denn dann gibt es für effizientes Arbeiten eine ausgesprochen merkwürdige Belohnung:
Mehr Arbeit.
Das Faule Genie hätte dagegen Einwände.
Prokrastination: Feind oder geheime Superpower?
Aufschieben ist natürlich nicht immer clever.
Wer seine Steuererklärung bis fünf Minuten vor der Frist ignoriert, hat daraus vermutlich keine revolutionäre Arbeitsmethode entwickelt.
Aber Prokrastination kann manchmal eine interessante Information liefern.
Warum schiebe ich diese Aufgabe eigentlich auf?
Ist sie unangenehm?
Zu groß?
Unklar?
Langweilig?
Oder vielleicht tatsächlich unnötig?
Bei Aufgaben, die wir ständig vermeiden, lohnt sich ein zweiter Blick.
Vielleicht muss die Aufgabe kleiner werden.
Vielleicht braucht es einen klareren ersten Schritt.
Vielleicht kann sie jemand anderes erledigen.
Und manchmal könnte die überraschende Antwort tatsächlich lauten:
Sie muss überhaupt nicht gemacht werden.
Nicht jede Form von Widerstand ist automatisch Charakterversagen.
Gelegentlich erkennt der innere Schweinehund einfach früher als wir, dass etwas Unsinn ist.
Die schönste To do Liste ist manchmal die kürzeste
To do Listen sollen entlasten.
Theoretisch.
Praktisch können sie aussehen wie schriftlich dokumentierte Überforderung.
17 Aufgaben.
Drei davon dringend.
Acht wichtig.
Vier „eigentlich auch noch“.
Und zwei stehen seit November darauf und haben inzwischen vermutlich ein eigenes Leben entwickelt.
Eine To do Liste mit zu vielen Punkten erfüllt irgendwann nicht mehr ihren Zweck.
Sie erzeugt nur das angenehme Gefühl, bereits morgens hinterherzuhinken.
Ein faules System wäre deshalb einfacher.
Was muss heute wirklich passieren?
Nicht:
Was könnte ich theoretisch alles erledigen, wenn ich weder Hunger noch Müdigkeit noch ein Privatleben hätte?
Drei wichtige Aufgaben können vollkommen reichen.
Wenn danach noch Zeit und Lust vorhanden sind, wunderbar.
Wenn nicht, wurde das Wichtigste erledigt.
Das ist eigentlich der Sinn einer Priorität.
Das Anti To do Listen System
Vielleicht brauchen wir neben der normalen To do Liste deshalb noch eine zweite.
Eine Anti To do Liste.
Darauf stehen Dinge, die wir bewusst nicht mehr tun möchten.
Zum Beispiel:
Nicht jede Mail sofort beantworten.
Nicht jedes Meeting annehmen.
Nicht auf jede Nachricht unmittelbar reagieren.
Nicht drei Aufgaben gleichzeitig anfangen.
Nicht automatisch Ja sagen.
Nicht jeden kleinen Fehler perfektionieren.
Eine Anti To do Liste ist erstaunlich befreiend.
Denn Produktivität entsteht nicht nur dadurch, mehr zu erledigen.
Sie kann auch dadurch entstehen, unnötige Tätigkeiten wegzulassen.
Das ist weniger spektakulär.
Aber sehr angenehm.
Perfektion ist eine ausgesprochen ineffiziente Angewohnheit
Manche Aufgaben benötigen hohe Genauigkeit.
Natürlich.
Eine Steuererklärung sollte man nicht mit der Einstellung bearbeiten:
Ach, ungefähr wird schon stimmen.
Aber viele andere Dinge müssen nicht perfekt sein.
Eine interne Präsentation.
Eine Mail.
Eine Tabelle.
Eine Wohnung.
Ein Abendessen.
Ein Blogbeitrag.
Der Unterschied zwischen sehr gut und perfekt kostet häufig unverhältnismäßig viel zusätzliche Zeit.
Das Faule Genie fragt deshalb:
Merkt überhaupt jemand den Unterschied?
Wenn zwei Stunden zusätzliche Arbeit das Ergebnis lediglich von „sehr gut“ auf „nahezu identisch, aber ich weiß, dass ich länger daran gesessen habe“ bringen, könnte man diese zwei Stunden vielleicht anderweitig verwenden.
Zum Beispiel für gar nichts.
Auch dafür gibt es Verwendung.
Minimalismus für Faule
Minimalismus klingt häufig nach weißen Wohnungen mit exakt einer Vase.
Das muss nicht sein.
Fauler Minimalismus bedeutet etwas anderes:
Weniger Dinge verwalten.
Denn Besitz macht Arbeit.
Man muss Dinge kaufen, aufbewahren, sortieren, reinigen, reparieren und irgendwann wieder loswerden.
Das gilt nicht nur für Gegenstände.
Auch Termine können Besitz sein.
Verpflichtungen.
Abos.
Newsletter.
Projekte.
Gruppenchats.
Je mehr davon existiert, desto mehr Aufmerksamkeit benötigen sie.
Man muss deshalb nicht plötzlich die Hälfte seiner Wohnung verschenken.
Vielleicht reicht es, gelegentlich zu fragen:
Brauche ich das wirklich noch?
Und zwar nicht nur beim dritten Küchenmixer.
Minimalismus für den Kopf
Noch interessanter wird es bei mentalem Ballast.
Offene Entscheidungen.
Unerledigte Kleinigkeiten.
Ungeklärte Termine.
Dinge, an die man ständig denken möchte.
Unser Kopf ist erstaunlich talentiert darin, selbst kleinste Aufgaben dauerhaft im Hintergrund laufen zu lassen.
Deshalb kann Vereinfachung auch bedeuten:
Entscheidungen standardisieren.
Routinen schaffen.
Dinge sofort notieren.
Unwichtige Aufgaben streichen.
Nicht alles gleichzeitig anfangen.
Je weniger der Kopf permanent speichern muss, desto mehr Platz bleibt für sinnvollere Gedanken.
Oder für die vollkommen berechtigte Frage, was es heute Abend zu essen gibt.
Das richtige Wort zur richtigen Zeit
Ein Faules Genie spart nicht nur Arbeit.
Es spart manchmal auch erstaunlich viele Gespräche.
Eines der nützlichsten Wörter dabei lautet:
Nein.
Nicht:
„Vielleicht, ich muss mal schauen.“
Nicht:
„Eigentlich würde ich gerne, aber momentan ist es etwas schwierig.“
Ein höfliches Nein kann zehn spätere Nachrichten, drei Terminverschiebungen und eine Veranstaltung verhindern, auf die man ohnehin keine Lust hatte.
Auch im Beruf kann klare Kommunikation erstaunlich effizient sein.
Was brauche ich?
Bis wann?
Wer entscheidet?
Was ist das gewünschte Ergebnis?
Je klarer diese Fragen beantwortet werden, desto weniger Zeit verbringt man später mit Missverständnissen.
Manchmal besteht Produktivität tatsächlich einfach darin, einen vernünftigen Satz zu formulieren.
Faules Genie im Arbeitsalltag
Wer das Ganze ausprobieren möchte, kann bei ein paar einfachen Fragen anfangen:
Welche Aufgabe bringt heute wirklich etwas?
Welche Tätigkeit könnte ich weglassen, ohne dass etwas passiert?
Welche Aufgabe wiederholt sich ständig und könnte vereinfacht werden?
Muss ich bei diesem Termin tatsächlich dabei sein?
Kann ich ähnliche Aufgaben bündeln?
Wo mache ich etwas komplizierter, als es sein müsste?
Und besonders wichtig:
Mache ich gerade etwas, weil es wichtig ist, oder nur, weil ich beschäftigt aussehen möchte?
Die letzte Frage kann gelegentlich unangenehm ehrlich sein.
Genial faul reisen
Auch Reisen ist ein Bereich, in dem man erstaunlich viel unnötigen Stress produzieren kann.
Fünf Sehenswürdigkeiten vor Mittag.
Restaurantreservierung.
Museum.
Shopping.
Noch schnell zur Aussichtsplattform.
Abends Veranstaltung.
Schließlich muss man etwas erleben.
Oder man akzeptiert eine revolutionäre Idee:
Urlaub darf auch Urlaub sein.
Ein Café.
Ein Spaziergang.
Ein paar Orte.
Und zwischendurch sitzen.
Man muss eine Stadt nicht innerhalb von 48 Stunden vollständig abarbeiten.
Sie führt darüber keine Anwesenheitsliste.
Das Faule Genie reist deshalb vielleicht nicht weniger.
Es hetzt nur weniger.
Lifehacks sind dann gut, wenn sie wirklich etwas vereinfachen
Das Internet liebt Lifehacks.
Manche sind genial.
Andere benötigen zwölf Arbeitsschritte, drei Haushaltsgegenstände und anschließend eine Stunde Reinigung, um ein Problem zu lösen, das vorher ungefähr 40 Sekunden gedauert hätte.
Das ist kein Lifehack.
Das ist Basteln mit falschem Marketing.
Ein guter Lifehack sollte mindestens eines tun:
Zeit sparen.
Arbeit sparen.
Entscheidungen reduzieren.
Oder einen nervigen Vorgang einfacher machen.
Wenn anschließend mehr Arbeit entstanden ist als vorher, darf man ihn getrost ignorieren.
Faulheit braucht manchmal Mut
Das klingt dramatischer, als es gemeint ist.
Aber tatsächlich kostet es manchmal Mut, weniger zu tun.
Nicht an jedem Meeting teilzunehmen.
Eine Aufgabe abzulehnen.
Feierabend zu machen, obwohl noch Dinge offen sind.
Eine Arbeit nur gut statt perfekt abzugeben.
Nicht ständig erreichbar zu sein.
Denn wir leben in einer Kultur, in der Beschäftigung häufig sichtbar belohnt wird.
Wer viel tut, wirkt engagiert.
Wer bewusst auswählt, muss möglicherweise erklären, warum.
Dabei könnte genau darin Professionalität liegen:
Nicht möglichst viel zu machen.
Sondern das Richtige.
Faules Genie bedeutet nicht Faulsein
Das ist der entscheidende Unterschied.
Ein Faules Genie möchte durchaus Ergebnisse.
Es möchte nur möglichst wenig unnötige Energie dafür verschwenden.
Es arbeitet.
Aber nicht automatisch mehr, nur weil mehr möglich wäre.
Es organisiert.
Aber ohne ein eigenes Verwaltungssystem für die Organisation aufzubauen.
Es plant.
Aber lässt Platz.
Es sagt Ja.
Aber eben auch Nein.
Und es betrachtet einen freien Nachmittag nicht als ungenutztes Produktivitätspotenzial.
Das ist möglicherweise keine Faulheit.
Vielleicht ist es einfach eine ziemlich vernünftige Form von Lebensmanagement.
Genau darum geht es in „Faules Genie“
Aus genau dieser Idee ist mein Buch „Faules Genie“ entstanden.
Darin geht es um Prokrastination als mögliche Superpower, den 80/20 Trick für den Alltag, Arbeiten ohne ständig beschäftigt zu sein, Minimalismus für Wohnung und Kopf, cleveres Reisen, die richtigen Worte im richtigen Moment und kleine Lifehacks, die das Leben tatsächlich einfacher machen.
Und weil selbst ein Faules Genie gelegentlich etwas organisieren muss, gibt es außerdem ein Anti To do Listen System und einen Faules Genie Wochenplaner.
Nicht mit dem Ziel, jede Minute noch effizienter vollzustopfen.
Sondern genau andersherum:
Mehr von dem erledigen, was wirklich wichtig ist.
Weniger von dem machen, was hauptsächlich Zeit frisst.
Und zwischendurch ruhig einmal nichts tun.
Denn wenn du eine Aufgabe in zwanzig Minuten erledigen kannst, musst du nicht zwei Stunden daraus machen.
Außer du wirst nach Stunden bezahlt.
Dann müssen wir das Thema möglicherweise noch einmal gesondert besprechen.
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